Tienes poco tiempo y no puedes comer con tu familia. Mañana tienes una reunión muy importante pero no recuerdas bien con quién y hoy debes entregar un informe en el que dejaste algunos flecos sueltos que no has podido retocar. La próxima semana tienes también varias cosas importantes, pero deberás consultarlo en la agenda…en alguna de tus tres agendas.

Los post-it acechándote en tu ordenador, en la mesa: alarmas rojas siempre encendidas que languidecen resignadas a que nunca quieras mirarlas de frente.

Y entonces, recuerdas la importancia de gestionar bien tu tiempo para ser eficaz y productivo. Para poder comer con tu familia, para entregar informes completos, para tener un rato de desconexión y relajarte. Tienes que organizarte, te dices.

Pero te lo has dicho muchas veces antes. Y, en efecto, compraste una agenda, luego otra más pequeña para asuntos menores y después un cuaderno verde brillante especial para tareas que te persiguen, tareas que sabes que debes hacer pero que, por diversos motivos, nunca realizas. Un cuaderno verde, porque en el fondo no pierdes la esperanza de poder enfrentarte a esas tareas nunca enfrentadas un día de estos, cuando tal vez te llegue la inspiración y el valor.

En realidad, nuestra mente no está diseñada para ayudarnos a ser organizados. Puedes comprobarlo un día de estos, cuando en medio de una reunión de trabajo te acuerdes de que tienes que ir a comprar pilas para el mando de la televisión, por ejemplo. O a por manzanas, que te apetecen mucho.

Nuestro cerebro, por supuesto, va a prometernos que será capaz de recordarlo todo. Pero todos sabemos ya que eso no es cierto.

Necesitamos un método fiable, sólido y contrastado de gestión del tiempo en el que poder apoyarnos y en el que descargar todas esas cosas que tenemos por hacer. Vaciarnos de tareas pendientes y liberarnos de la angustia y el estrés que nos provocan. A veces se convierten en “tareas zombie”.

En Delegate Solutions te ofrecemos en febrero una nueva edición del curso “Ekilibre, eficacia personal y profesional y gestión del tiempo GTD”, que responde exactamente a todos esos requerimientos y que te ayudará, si así lo decides, a gestionar el 100€% de tus tareas. Sin poner en jaque a tu memoria ni a tus nervios.

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Ni mil agendas sirven, ya te habrás dado cuenta, si lo que primero ordenas de todo no es tu mente. Antes de creer ciegamente en el poder de las anotaciones breves y fugaces en la agenda, el método GTD nos invita a sacar de la cabeza todas y cada una de esas tareas, proyectos, conversaciones pendientes que has confiado a tu memoria. 

Escribirlas todas en una lista, sin dejarte ninguna. Esta simple acción ya supondrá un importante alivio y te permitirá sentir cierta liberación y seguridad.

Organizarse de manera correcta para lograr una eficaz gestión del tiempo requiere algunas consideraciones:

  1. Debes tener el propósito de hacerlo. Para gestionar tus tareas y disponer de tiempo para todo lo que quieres hacer tendrás que crear una serie de hábitos nuevos y eliminar otros que no te favorecen. Y esto es algo que precisa disciplina y trabajo: el beneficio que obtengas será proporcional a tu nivel de dedicación.
  2. Debes estar dispuesto a eliminar decisiones banales que no tengan importancia para ti y enfocarte en lo importante.
  3. Trata tu tiempo como si fuese dinero, oro puro.

Los principios del método GTD se basan en :

  • recopilar
  • procesar
  • organizar
  • revisar
  • hacer

Y algo muy importante: este sistema te permite conectar las cosas que haces a diario, tus tareas y proyectos, con tus objetivos y tu propósito de vida. Es decir, te da perspectiva.

Gracias a este método de organización es posible liberar la mente de acciones pendientes, reducir los niveles de estrés y alcanzar metas y objetivos fijados a corto, medio y largo plazo.

Por supuesto, contribuye a mejorar la productividad personal en su sentido más amplio: logrando que seamos capaces de hacer más cosas en menos tiempo y  permitiendo que dispongamos del tiempo necesario para todas las cosas que -de verdad- consideramos importantes.

Deshacernos, al fin, de la desagradable sensación de estar perdiendo el tiempo, dedicándolo a cosas que en el fondo resultan no ser tan relevantes y quitándoselo a las que dan sentido a su vida y, de una vez por todas, tomar el control.