Cuando comenzamos un proceso de selección por competencias, normalmente el primer paso es identificar cuál es la descripción del puesto (Job Description) de la vacante. En ese documento se especifican las tareas, funciones, conocimientos técnicos, responsabilidades e indicadores que están asociados a ese puesto en concreto.

A partir de allí, ampliaremos esa descripción con una descripción cualitativa de las fortalezas y competencias le llevarán al éxito en ese puesto. Entonces, podríamos decir que ya tenemos una buena base para comenzar el reclutamiento.

Pero no siempre es así. En nuestra experiencia trabajando con pymes y grandes empresas, en ocasiones no se cuenta con un perfil del puesto definido (o está obsoleto), y esto puede deberse a diferentes motivos:

1. Desarrollo de nuevas líneas de negocio o crecimiento acelerado que nos lleve a necesitar puestos que no han existido nunca antes en nuestra empresa.

2. El interés por incorporar a personas versátiles, que sean capaces de adaptarse a diferentes equipos o departamentos para asumir diferentes retos en el tiempo.

3. La tendencia a trabajar por proyectos va en aumento, donde la persona podrá asumir un rol determinado y no encasillarse en puesto estanco, con tareas muy definidas.

4. Nuevas regulaciones legales exijan la presencia de puestos que antes no existían, como el de agente de igualdad o especialista en prevención de riesgos según las características o tamaño de la empresa.

Ante estas situaciones donde no hay un perfil definido, queremos compartir algunas directrices y preguntas clave cuando comiences el reclutamiento:

• ¿Cuál es la pieza que le falta a tu equipo? Esta pregunta parece obvia, pero no lo es. Muchas veces no importa tanto las tareas que asumirá la persona, sino preguntarse cómo esa persona va a enriquecer al equipo (que ya existe en tu empresa) con sus soft skills y conocimientos. ¡Cuántos grandes talentos se han desperdiciado por incorporarse a equipos donde no pudieron aportar desde la complementariedad!

• ¿Cuáles son las competencias que tiene que tener esa persona? El hecho de que no exista una descripción del puesto no significa que no se pueda definir un perfil de candidato/a. Aquí, haz participes y responsables a todas las partes involucradas, las personas claves con quién se relacionará y las personas a quienes tendrá que reportar. En la mayoría de los casos cada una de esas partes tendrá un criterio diferente a qué características se les dará más peso, por tanto, es vital invertir ese tiempo al comienzo para que no existan expectativas sin cumplir al final del proceso.

• Apóyate en herramientas: En el mercado existen varias herramientas en las que te puedes apoyar para definir en muy poco tiempo un perfil de nueva creación. No es necesario gastar grandes cantidades de dinero, o contratar licencias de productos que te obliguen a permanecer durante un tiempo. Puedes probar para ese puesto en concreto y gracias a cuestionarios sencillos podrás obtener un listado de cualidades que se requerirán para su éxito, como también gráficas muy visuales que te sugerirán en qué competencias debes poner el foco en las entrevistas. 

• Define lo que NO BUSCAS: A veces nos cuesta identificar qué es lo que necesitamos o qué tipo de persona nos ayudará a cumplir nuestros objetivos. Mirarlo desde la perspectiva de qué es lo que no queremos atraer os sorprenderán las respuestas que vais a encontrar. A veces características que parecen muy deseables para ciertas empresas, son totalmente contraproducentes en otras. Esto es un principio básico de comportamiento humano, muchas veces  nos “movemos más” por lo que queremos evitar que por lo que queremos atraer. 

Y finalmente quizás sea conveniente que reflexiones seriamente ¿Existe una necesidad REAL de contratar?  Una de las preguntas más realizadas en las entrevistas es si se trata de un puesto de nueva creación o por qué motivos no se ha cubierto esa vacante en interno. Podría existir un temor (quizás bien justificado) de aceptar un puesto donde no está garantizada su estabilidad a largo plazo o que en esa empresa no se apuesta por la promoción interna.

Y una vez incorporada la persona, no olvidar la importancia de construir límites. ¿Cuál es el marco en el cual la persona se podrá mover con autonomía?. 

Claridad y transparencia son básicos para la adaptación al nuevo puesto. Según estudios, sólo un 15% de las personas que cambian de trabajo tienen una claridad sobre cuáles serán sus funciones antes de aceptar el puesto.

En definitiva, no contar con un perfil definido no siempre es tan malo, ya que eso te permitirá buscar con más libertad y sin criterios que te alejen de personas talentosas. E incluso, si te animas, ¿Por qué no definir el puesto a medida del nuevo talento?