Una vez hayamos terminado de procesar y por lo tanto de vaciar nuestra bandeja de entrada habremos:
- Eliminado lo que no necesitamos.
- Completado todas las acciones que nos llevarán menos de dos minutos.
- Trasladado a otros las tareas que podamos delegar.
- Ubicado en un sistema organizativo recordatorios sobre acciones que llevan más de dos minutos.
- Identificado nuestros proyectos, basándonos en la información disponible.
ALGUNAS REGLAS PARA PROCESAR:
- Procesamos primero lo primero: tratamos del primer al ultimo elemento que tenemos en nuestro Inbox.
- Procesamos los elementos de uno en uno.
- Lo que sale del Inbox nunca vuelva al Inbox.
Nos situamos frente a nuestras tareas o frentes abiertos, y nos haremos la siguiente pregunta. ¿Cuál es la siguiente acción para completar o avanzar con respecto a esta tarea?.
Y podrán pasar dos cosas: que la tarea o frente abierto requiera de una acción o que no la requiera.
Empecemos por las cosas que no requieren acción. ¿qué podemos hacer con ellas?
- Basura: las eliminamos, son cosas innecesarias.
- Las incubamos: estas son las cosas sobre las que pensamos: ahora no puedo hacer nada con ello pero quizá más tarde si (irán a nuestra bandeja de algún día).
- Material de consulta: en esta bandeja tendremos el material de consulta general. El requisito de esta bandeja, la de archivo, es que esté al alcance de nuestra mano y que nos permita encontrar algo en menos de un minuto.
Pasamos ahora a las cosas o frentes abiertos que sí requiere una acción por nuestra parte y nos haremos la misma pregunta ¿cuál es la acción siguiente para completar o avanzar con esta tarea o proyecto?
Una vez sepamos cuál es la acción siguiente podremos hacer varias cosas:
1. Hacerlo: si la acción requiere menos de dos minutos.
2. Delegarlo: si no eres la persona más apropiada para llevar a cabo esta acción. Entonces traslada la información a la bandeja en espera y realiza el pertinente seguimiento.
3. Aplazarlo: dentro de tu sistema de organización, para poder hacerlo más tarde.
En éste momento ya habremos eliminado lo innecesario, archivado el material que podremos necesitar, delegado y hecho las tareas que nos lleva menos de dos minutos. Sólo nos queda hacer algo con las “cosas” aplazadas. Y tenemos tres opciones:
- Incluirlo en nuestra agenda o calendario si tiene una fecha límite para su cumplimiento.
- Trasladarlo a nuestra bandeja de próximo para llevarlo acabo en cuanto puedas.
- Tratarlo como proyecto si es que requiere más de una acción y entonces incluirlo en la bandeja de proyectos.
Hay un matiz importante, y una norma a tener en cuenta para garantizar que los proyectos avanzan. Todo lo que tengo en la bandeja proyecto tiene una acción siguiente asociado en mi bandeja próximo.
Con esto ya tenemos la información necesaria para procesar todas nuestras cosas y así obtener esa sensación de control de nuestro mundo físico y psicológico.
Para ayudarte con esta tarea me ha parecido interesante incluir una infografía del proceso.
