Gestión del Tiempo en el Trabajo: ¿Qué es y Cómo Mejorarla?
Que nos falta tiempo y por eso no alcanzamos a hacer ciertas tareas, proyectos que se nos amontonan en el baúl de lo que pesa. ¿ en qué inviertes tu tiempo? Es la pregunta del millón. Nos pesa porque está lleno de asuntos, que, por lo general, no podemos eludir. Finalizar proyectos requiere ir cumpliendo otras pequeñas tareas, que son como subficheros: una llamada que no nos apetece, actualizar un listado de clientes que nos asusta o tener una conversación incierta. Y, a veces, no las hacemos porque nos abruman o por pereza. Decimos que el día se nos queda corto. Así que, cuando hablamos de eficacia personal… ¿de verdad lo que nos falta es tiempo?
¿Qué es la Gestión del Tiempo? (y qué no es…)
El caso es que, casi siempre, la falta de tiempo suele ser una excusa, más que un argumento razonable para la no consecución de nuestros objetivos. Una trampa mental que nos autoimponemos.
La realidad es que el tiempo, como se dice, es oro y saber administrarlo es una cualidad muy brillante. Tengo que organizarme, solemos decir. Y es un hecho evidente. Pero ¿cómo empezamos? ¿Por dónde? ¿Cuándo?
Para la tercera pregunta hay una respuesta bastante clara: hoy. El mejor momento para empezar a organizar tus tareas y proyectos en el tiempo es ahora. No postergar más, no escudarse nunca más en que al día le faltan horas para todo lo que tenemos que hacer.
Sabemos que mantener todos esos frentes abiertos sin darles ninguna solución nos genera frustración, estrés. Así que ¿por qué perpetuar esta situación perjudicando el trabajo de los empleados?
Parece una cuestión menor pero el hecho de “saber organizarse” es imprescindible si de verdad queremos alcanzar nuestros objetivos, sean profesionales o personales.
Podemos comprar una agenda, descargar una app, una aplicación…y estará muy bien. Pero de lo que en realidad se trata es de -aunque suene un poco metafísico- aprender a gestionarnos a nosotros mismos en el tiempo.
Y llegados a este punto, podemos decir que cada cual se apaña como puede o sabe. En Delegate Solutions llevamos más de una década aplicando con éxito el sistema GTD de autogestión y eficacia personal, con el que formamos a personas y empresas que logran cambiar de forma muy importante su forma de organizarse en nuestro curso EKILIBRE.
Como primera toma de contacto con el método GTD, te proponemos dos acciones:
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- Piensa y anota todos los soportes que usas para organizarte y piensa en qué momentos haces uso de ellos. De hecho… ¿eres de los que usa la cabeza para organizarse?
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- Piensa y anota TODOS los frentes abiertos que tienes actualmente en todas las áreas de tu vida: llamar a un hermano, pasar la ITV, concretar el contenido de la reunión del jueves, repasar unas facturas…Escribe cada tarea por separado, en notas físicas o virtuales separadas.
Lo importante es que vacíes tu mente. Y no te asustes si escribes más de 100 tareas que tienes pendientes, ni siquiera si éstas no tienen ninguna conexión entre sí.
Este ejercicio representa una etapa clave dentro del método GTD: el simple hecho de escribir lo que tenemos en mente ya significa acción, estamos haciendo algo con ello. Vaciar la mente nos aporta cierta sensación de control y alivio.
Nuestra mente almacena cosas hasta que las resolvemos. El problema es que almacenamos demasiadas y, con frecuencia, acabamos funcionando en modo cortocircuito. Como consecuencia, nuestra eficacia, eficiencia y productividad se ven afectadas.
Pon orden en tu mente con este vídeo
Muy bien, mente liberada de frentes abiertos. ¿Y ahora qué?
El siguiente paso es hacernos algunas preguntas que nos llevarán al cuestionamiento y la reflexión y, finalmente, a la acción. Porque, en efecto, de eso se trata: hacer algo con todas esas cosas que ocupan espacio en nuestra mente.
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- Clarifica objetivos: ¿Realmente quiero hacer algo con este asunto? ¿Qué resultado quiero obtener? ¿Cómo sería este asunto si estuviese resuelto?
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- Haz algo con las cosas pendientes. Aunque decidas no hacer nada con algunas de ellas, eso ya habrá sido hacer algo, porque lo has decidido. Y, si decides hacer algo, aquí llega otra pregunta esencial: ¿Cuál es la primera acción que debes poner en marcha para avanzar en esa tarea en concreto?
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- Introduce tus tareas pendientes en un sistema que te genere confianza y que te permita liberarte totalmente de ellas. La aplicación del modelo GTD te proporciona ese sistema confiable para dedicar más tiempo a las tareas más importantes.
A estas alturas, y si has puesto en práctica los pequeños pasos que te hemos ido sugiriendo en este artículo, tendrás por delante la apasionante tarea de clasificar tus próximas acciones. No habrá falta de tiempo. Habrá buena planificación y toma de decisiones, liberación y relax. Habrás empezado a aplicar, sin darte cuenta, el método GTD y sabrás, efectivamente, que para lograr ser más eficaces y productivos, en realidad, casi nunca es tiempo lo que nos falta.
La gestión del tiempo es una habilidad esencial en el mundo laboral moderno. En este artículo, exploraremos la importancia de gestionar el tiempo de manera eficaz, cómo puede afectar la productividad y las estrategias para mejorarla. Si alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de tareas pendientes o sientes que no estás aprovechando al máximo tu tiempo en el trabajo, ¡este artículo es para ti! La gestión del tiempo hace referencia al proceso de organizar y planificar cómo dividir el tiempo entre varias tareas. Es una habilidad que permite realizar las tareas de manera eficiente, determinando cuáles son tus prioridades y dedicando el tiempo necesario para cada tarea. Una adecuada gestión del tiempo no solo se trata de trabajar más rápido, sino de trabajar de manera más inteligente.Conoce las 4 Variables que AFECTAN a tu PRODUCTIVIDAD 🚀
¿Por qué es Importante la Gestión del Tiempo en el Trabajo?
El tiempo es limitado. Una buena gestión del tiempo permite a los profesionales realizar más trabajo en menos tiempo, lo que a su vez puede llevar a un aumento en la productividad y eficiencia. Además, gestionar bien tu tiempo puede reducir el estrés, ya que te permite tener un control del tiempo y de las tareas pendientes. Solemos tener fecha límite para muchos de nuestros proyectos y gestionar tu tiempo se ha convertido en una de las habilidades de gestión más relevantes en un mundo donde la cantidad de tiempo es la misma para todos, pero cada vez tenemos que hacer más cosas. ¿Más información? clic aquíConsecuencias de una Mala Gestión del Tiempo
Una mala gestión del tiempo puede llevar a la procrastinación, al estrés y a la sensación de estar siempre ocupado pero sin lograr resultados significativos. Esto puede afectar la moral, la productividad y la calidad del trabajo. Además, la mala gestión del tiempo puede tener consecuencias en la salud mental y física de los empleados. Las habilidades de gestión del tiempo permiten realizar un trabajo mejor, hacer más trabajo o menos pero de mayor calidad y mejor gestión.EKILIBRE: Formación Online de Gestión del Tiempo y Productividad Personal
¿Cómo Puede Aumentar la Productividad una Buena Gestión?
Una buena gestión del tiempo permite identificar y eliminar tareas innecesarias, priorizar tareas importantes y asignar suficiente tiempo para completarlas. Al optimizar el flujo de trabajo y reducir las interrupciones, se puede mejorar la productividad y la calidad del trabajo realizado. Dividir tareas por ejemplo no suele ser una buena idea, varias tareas a la vez aparenta más tiempo disponible pero no es el mejor método de gestión del tiempo. Incrementar la productividad, ser más productivos y eficientes es un reto de la gestión empresarial. Optimizar el trabajo, optimizar los turnos de trabajo puede afectar positiva o negativamente al nivel de productividad de los equipos.Estrategias de Gestión del Tiempo para Ser Más Eficaces
Existen varias estrategias para mejorar la gestión del tiempo, como la técnica del bloque de tiempo, donde se asigna un tiempo específico para una tarea y se evitan distracciones. Otra estrategia es la lista de tareas, que ayuda a visualizar y priorizar las tareas pendientes. ¿Qué opinas de dividir las tareas? ¿Cuál es tu experiencia? La administración del tiempo de cada tarea genera confusiones en los profesionales. Una gestión del tiempo adecuada, una aplicación efectiva del tiempo no solo beneficia la calidad de los minutos de trabajo sino un incremento sustancial del bienestar profesional. El tipo de trabajo, la gestión de tareas y el tipo de trabajo los empleados son variables clave para diseñar un modus operandi en relación a las prioridades.Apps y Software de Gestión: ¿Son Realmente Útiles?
Las herramientas de gestión, como apps y software, pueden ser extremadamente útiles para mejorar la gestión del tiempo. Estas herramientas permiten rastrear el tiempo dedicado a cada tarea, establecer recordatorios y organizar tareas de manera eficiente. El problema es que olvidan de que el tiempo es el proceso y la gestión de recursos no siempre conlleva gestionar mejor el tiempo.El Método GTD: Una Técnica de Gestión del Tiempo útil
El método GTD (Getting Things Done) es una técnica popular que se centra en la organización de tareas y la gestión eficiente del tiempo. Este método promueve la idea de «capturar» todas las tareas en un sistema y luego procesarlas de manera efectiva.¿Cómo Evitar el Estrés Relacionado con el Tiempo?
Una buena gestión del tiempo puede reducir el estrés al proporcionar una sensación de control sobre las tareas y el tiempo. Es esencial tomar descansos, establecer límites y priorizar el bienestar personal.Horas de Trabajo vs. Productividad: ¿Menos es Más?
No siempre trabajar más horas significa ser más productivo. A veces, trabajar menos pero de manera más eficiente puede llevar a mejores resultados. Es crucial encontrar un equilibrio entre las horas de trabajo y la productividad.Consejos Finales para una Gestión Eficaz del Tiempo
- Prioriza tareas según su importancia y urgencia.
- Evita las distracciones y los ladrones de tiempo.
- Utiliza herramientas y técnicas para mejorar la gestión del tiempo.
- Establece límites y toma descansos regulares.
- Continúa educándote y adaptándote a nuevas estrategias de gestión del tiempo.
En Delegate tenemos un curso donde planteamos estos objetivos:
Preguntas Frecuentes sobre la gestión del tiempo en las empresas
¿Cómo puedo implementar una cultura de gestión del tiempo eficaz en toda la empresa?- Respuesta: Para implementar una cultura de gestión del tiempo, es esencial comenzar con la formación y concienciación. Organiza talleres y capacitaciones sobre técnicas de gestión del tiempo. Además, lidera con el ejemplo; si los líderes de la empresa gestionan su tiempo eficientemente, es más probable que los empleados sigan su ejemplo. Finalmente, proporciona herramientas y recursos, como software de gestión, para facilitar la organización del tiempo.
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2. ¿Qué herramientas o software recomendarías para mejorar la gestión del tiempo en el equipo?- Respuesta: Hay varias herramientas populares como Trello, Asana, y Monday.com que ayudan en la gestión de proyectos y tareas. Para el seguimiento del tiempo, herramientas como TimeDoctor o Toggl pueden ser útiles. La elección depende de las necesidades específicas de la empresa y del nivel de integración requerido con otros sistemas.
- Respuesta: Puedes medir la eficacia a través de KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) como la finalización de tareas en plazo, la calidad del trabajo entregado, y la satisfacción del empleado. Las encuestas y feedback regular también pueden proporcionar insights sobre cómo se sienten los empleados con respecto a su carga de trabajo y su capacidad para gestionar su tiempo.
- Respuesta: Es fundamental comunicar claramente las expectativas y políticas de la empresa en cuanto a horas extras. Si se requiere tiempo extra, asegúrate de que sea compensado adecuadamente. Además, si las horas extras se convierten en una norma, podría ser un indicador de problemas más profundos, como una mala gestión del tiempo o una carga de trabajo excesiva, que deben ser abordados.
- Respuesta: Además de la formación, considera la posibilidad de establecer recompensas o reconocimientos para aquellos que gestionen su tiempo de manera eficaz. Esto podría ser en forma de bonos, días libres adicionales, o incluso reconocimientos públicos. La clave es mostrar que la empresa valora y reconoce la importancia de una gestión del tiempo eficaz.
