La semana pasa hablábamos del concepto de proyectos. Semana a semana vamos avanzando en el conocimiento del modelo GTD y en cada una de sus 5 fases.Esta semana entraremos al meollo del asunto, la 3ª etapa: ORGANIZAR
Antes de entrar a hablar de esta etapa, me gustaría transcribir una cita de Winston Churchill que expresa muy bien esta necesidad y a la vez conflicto que tenemos todas las personas con el manido tema de la eficacia personal, la organización y el control.
“Durante los primeros veinticinco años de mi vida quise libertad. Durante los siguientes veinticinco quise orden. Durante los siguientes veinticinco años me di cuenta de que el orden es libertad”.
¿Qué significa ser organizado?
Rescataré la definición de David Allen, sencillamente significa que las cosas se ordenan en función del significado que tienen para uno mismo.
Te invito a desapegarte de tu propia definición de desorganización y plantearte como posible esta. ¿Más relajado?
Lo importante entonces es asociar el significado de tus “cosas” a una ubicación concreta. Por ejemplo la factura que guardas en tu cartera tendrá una ubicación mejor para ella ¿verdad? Es muy importante, como ya hemos comentado en otros post tener claro el significado de las “cosas” que pretendes organizar, si no lo tienes claro es muy posible que te frustres en el proceso.
Lo que hoy veremos serán esas ubicaciones y explicaremos el significado de cada una de ellas. La idea es generar un sistema fiable para tu organización.
Te propongo crear las siguientes bandejas o carpetas, puedes hacerlo físicamente, en tu mail, o en otra herramienta (Evernote o Facilethings)
- INBOX O BANDEJA DE ENTRADA: Trataremos esta carpeta como la caja a la que va todo para después ser clasificado. Por aquí pasan todas tus tareas, todas tus cosas: reunión con el equipo de marketing, llamar a mi madre, comprar libro, pasar ITV, enviar propuesta…TODO
- PRÓXIMO: Aquí tendremos todas las acciones que harás tú en cuanto puedas. Es importante hacer hincapié que todo aquello que te supone más de una acción lo trataremos como PROYECTO. En esta ubicación solamente incluiremos próximas acciones. Voy a tratar de ilustrártelo con un ejemplo:PASAR ITV: podemos entenderlo como una acción sin embargo va a requerir de ti varios pasos. Llamar para pedir cita, liberar tu agenda ese día, y ya por último pasar la ITV. ¿Puedes ver la diferencia entre acción y proyecto?
- PROYECTO: Esta es la ubicación para todo aquello que requiere más de una acción o paso para ser realizado.
- EN ESPERA: Utilizaremos este espacio para hacer seguimiento de aquellas tareas delegadas. Aquí incluirás todo lo que no depende de ti.
- ALGÚN DÍA: Este es el espacio para aquellas cosas que hoy no vas a llevar a cabo pero no quieres que desaparezcan. Aquí tendrás sueños, ideas locas o proyectos que por la razón que sea hoy no quieres hacer nada con ellos. Por ejemplo, comprarte un nuevo ordenador. Lanzar un nuevo producto…
- MATERIAL DE REFERENCIA: Dejarás este espacio para aquel material que necesitas utilizar para tus proyectos actuales.
- MATERIAL DE ARCHIVO: El material de archivo te permitirá tener localizado todo aquello que ya no usas pero no quieres tirar. Proyectos finalizados, documentos que pueden serte útiles en el futuro etc…
Una vez tengas creadas estas “carpetas” habrás creado ese sistema de organización con el que te propongo trabajar de aquí en adelante.
Antes de terminar me gustaría pedirte algo, CONFIANZA en el método.
¡Hasta la semana que viene!
