Según David Allen, creador del modelo GTD y autor del libro Organízate con eficacia, los elementos clave del control relajado son:
- Los resultados deseados (proyectos) claramente definidos y las acciones siguientes necesarias para conseguirlos.
- Recordatorios colocados en un sistema en el que se confíe y se revise regularmente.
Hoy me gustaría hablarte del concepto de proyecto, ahondar en este tema, ya que para avanzar con el método es importante conocer y entender que es un proyecto en GTD.
Existe una forma muy sencilla de definir un proyecto: es todo objetivo o desafío que para ser conseguido requiere llevar a cabo más de una acción.
Para cumplir casi cualquier tarea en su “planificación natural” nuestro cerebro sigue 5 pasos:
- Definir propósito y principios
- Visualizar los resultados
- Generar una lluvia de ideas
- Organizar
- Identificar acciones siguientes
Tratar de abordar un desafío desde una perspectiva diferente a la que opera nuestra mente ocasiona en la mayoría de los casos estrés y por supuesto escasos resultados. Para afrontar pequeños proyectos responderos a estas cuestiones de una forma rápida y en una servilleta o incluso mentalmente, pero habrá proyectos que por su dimensión requerirán de un trabajo de organización más profundo.
Veamos entonces como planificarnos alineándonos con el método que naturalmente utiliza nuestro cerebro, sin duda un gran organizador. Examinaremos cada una de las 5 fases:
- PROPÓSITO: Preguntar ¿Por qué? y ¿Para qué?, ¿Por qué asistir a la siguiente reunión?, ¿Cuál es el propósito de su tarea?, ¿Por qué tiene un presupuesto?…
Parece muy simple decir esto, incluso alguno puede pensar que simplón pero lo cierto es que no es una práctica muy habitual.
Preguntar el por qué y para qué de las “cosas” define el éxito, genera criterios para la toma de decisiones, distribuye recursos, motiva, clarifica el enfoque y hace aumentar las opciones.
Debe tener una respuesta clara a la pregunta de ¿cómo sabré si me estoy apartando de mi objetivo?
PRINCIPIOS: Los valores y estándares por los que se guíe. Puede serle útil completar esta frase para conocer cuáles son éstos principios en un proyecto determinado.
“Daré a los demás carta blanca para hacer algo siempre y cuando…”
O también preguntarse ¿Cómo debo actuar para dar lo mejor de mí mismo o de mi misma en esto?
- VISIÓN/RESULTADOS: ¿Qué aspecto tendrá este proyecto cuando esté terminado? Visualice el “proyecto” cuando esté terminado, visualice un éxito rotundo. ¿No sería fantástico que…?
- LLUVIA DE IDEAS: Ahora toca buscar los có Aquí es importante que registre todas las ideas, que no se ponga límites, en este caso es más importante la cantidad que la calidad. No juzgue y esfuércese por generar múltiples opciones.
- ORGANIZAR: En este punto es importante identificar las partes o elementos significativos, organizarlas por elementos, secuencialmente o por resultados y detallar tanto como sea necesario.
- ACCIONES SIGUIENTES: La última etapa es clave para la ejecución y mantenimiento de cualquier proyecto. ¿Cuál es la acción siguiente que se debe poner en marcha? y tras registrar esa acción vuelva a preguntarse lo mismo ¿Cuál es la acción siguiente que debe ponerse en marcha? repita hasta que le sea posible y registre estas siguientes Como es habitual regístrela de forma individual, sólo podemos afrontar un objetivo de cada vez para actuar de forma eficaz.
Esta sencilla pregunta nos permite enfocarnos en la acción y mover proyectos que están parados o atascados.
No me extrañaría que ahora mismo estuvieses pensando… esto es demasiado complejo, no tengo tiempo para todo esto. Si es así haz el ejercicio con un proyecto pequeño, por ejemplo, organizar una reunión o una cena; te darás cuenta de que te va a resultar mucho más sencillo de lo que piensas. Y una vez tengas integrada esta forma de operar te aseguro que te sentirás mucho más relajado, paradójicamente la sensación de control te aporta más libertad de operar en aquellas áreas de tu vida en la que quieras sentirte libre, flexible.
Lo llamaremos el control relajado.
Te deseo una buena semana.
Alba Álvarez
