Que nos falta tiempo y por eso no alcanzamos a hacer ciertas tareas, proyectos que se nos amontonan en el baúl de lo que pesa. Nos pesa porque está lleno de asuntos, que, por lo general, no podemos eludir. Finalizar proyectos requiere ir cumpliendo otras pequeñas tareas, que son como subficheros: una llamada que no nos apetece, actualizar un listado de clientes que nos asusta o tener una conversación incierta. Y, a veces, no las hacemos porque nos abruman o por pereza. Decimos que el día se nos queda corto. Así que, cuando hablamos de eficacia personal… ¿de verdad lo que nos falta es tiempo?
El caso es que, casi siempre, la falta de tiempo suele ser una excusa, más que un argumento razonable para la no consecución de nuestros objetivos. Una trampa mental que nos autoimponemos.
La realidad es que el tiempo, como se dice, es oro y saber administrarlo es una cualidad muy brillante. Tengo que organizarme, solemos decir. Y es un hecho evidente. Pero ¿cómo empezamos? ¿Por dónde? ¿Cuándo?
Para la tercera pregunta hay una respuesta bastante clara: hoy. El mejor momento para empezar a organizar tus tareas y proyectos en el tiempo es ahora. No postergar más, no escudarse nunca más en que al día le faltan horas para todo lo que tenemos que hacer.
Sabemos que mantener todos esos frentes abiertos sin darles ninguna solución nos genera frustración, estrés. Así que ¿por qué perpetuar esta situación?
Parece una cuestión menor pero el hecho de “saber organizarse” es imprescindible si de verdad queremos alcanzar nuestros objetivos, sean profesionales o personales.
Podemos comprar una agenda, descargar una aplicación…y estará muy bien. Pero de lo que en realidad se trata es de -aunque suene un poco metafísico- aprender a gestionarnos a nosotros mismos en el tiempo.
Y llegados a este punto, podemos decir que cada cual se apaña como puede o sabe. En Delegate Solutions llevamos más de una década aplicando con éxito el sistema GTD de autogestión y eficacia personal, con el que formamos a personas y empresas que logran cambiar de forma muy importante su forma de organizarse.
Tienes la oportunidad de conocer algunos de los beneficios de este método en el directo que haremos el próximo 28 de Noviembre a las 18:00. En linkedin https://www.linkedin.com/video/event/urn:li:ugcPost:6998923196649353216/ y Youtube https://youtu.be/k9E45bB4qAE
Por el momento, como primera toma de contacto con el método GTD, te proponemos dos acciones:
- Piensa y anota todos los soportes que usas para organizarte y piensa en qué momentos haces uso de ellos. De hecho… ¿eres de los que usa la cabeza para organizarse?
- Piensa y anota TODOS los frentes abiertos que tienes actualmente en todas las áreas de tu vida: llamar a un hermano, pasar la ITV, concretar el contenido de la reunión del jueves, repasar unas facturas…Escribe cada tarea por separado, en notas físicas o virtuales separadas.
Lo importante es que vacíes tu mente. Y no te asustes si escribes más de 100 tareas que tienes pendientes, ni siquiera si éstas no tienen ninguna conexión entre sí.
Este ejercicio representa una etapa clave dentro del método GTD: el simple hecho de escribir lo que tenemos en mente ya significa acción, estamos haciendo algo con ello. Vaciar la mente nos aporta cierta sensación de control y alivio.
Nuestra mente almacena cosas hasta que las resolvemos. El problema es que almacenamos demasiadas y, con frecuencia, acabamos funcionando en modo cortocircuito. Como consecuencia, nuestra eficacia, eficiencia y productividad se ven afectadas.
Muy bien, mente liberada de frentes abiertos. ¿Y ahora qué?
El siguiente paso es hacernos algunas preguntas que nos llevarán al cuestionamiento y la reflexión y, finalmente, a la acción. Porque, en efecto, de eso se trata: hacer algo con todas esas cosas que ocupan espacio en nuestra mente.
- Clarifica objetivos: ¿Realmente quiero hacer algo con este asunto? ¿Qué resultado quiero obtener? ¿Cómo sería este asunto si estuviese resuelto?
- Haz algo con las cosas pendientes. Aunque decidas no hacer nada con algunas de ellas, eso ya habrá sido hacer algo, porque lo has decidido. Y, si decides hacer algo, aquí llega otra pregunta esencial: ¿Cuál es la primera acción que debes poner en marcha para avanzar en esa tarea en concreto?
- Introduce tus tareas pendientes en un sistema que te genere confianza y que te permita liberarte totalmente de ellas. La aplicación del modelo GTD te proporciona ese sistema confiable.
A estas alturas, y si has puesto en práctica los pequeños pasos que te hemos ido sugiriendo en este artículo, tendrás por delante la apasionante tarea de clasificar tus próximas acciones. No habrá falta de tiempo. Habrá buena planificación y toma de decisiones, liberación y relax. Habrás empezado a aplicar, sin darte cuenta, el método GTD y sabrás, efectivamente, que para lograr ser más eficaces y productivos, en realidad, casi nunca es tiempo lo que nos falta.
