Parece un hecho obvio que las circunstancias actuales han hecho posible que el teletrabajo sea una realidad cada vez más frecuente. De igual forma, no todas las personas ligadas a esta modalidad laboral la perciben de la misma manera: algunas disfrutan de la flexibilidad que ofrece el trabajo fuera de la oficina y otras personas pueden llegar a sentir aislamiento y presión por tener que estar siempre disponibles. Veamos algunas recomendaciones para un teletrabajo exitoso.

Si bien algunas empresas ya se han convertido en casi totalmente virtuales otras, como HubSpot, trabajan con un modelo híbrido en el que los empleados de la oficina y los remotos trabajan en conjunto.
Esta segunda versión puede llegar a presentar algunos problemas, como que los empleados que trabajen a distancia se sientan excluidos de las nuevas oportunidades de carrera de la empresa o que los trabajadores presenciales perciban que sus colegas remotos tienen más flexibilidad en su jornada laboral que ellos.

Mathew Barby, ejecutivo de HubSpot, propone algunas prácticas para gestionar de forma correcta el teletrabajo:

  1. Establecer reglas para fijar un entorno de teletrabajo estable. Estas normas ayudarán a los empleados a tener hábitos de trabajo saludables y hará que el ambiente laboral sea más predecible.
    Acordar al menos 2 horas al día en las cuales todos los miembros del equipo estén trabajando y disponibles para las reuniones es otra de las recomendaciones, al igual que programar reuniones semanales de equipo e individuales con informes directos que ayudarán a abordar las dificultades antes de que se conviertan en verdaderos problemas.
  2. Las reuniones de equipo en persona ayudan a fomentar el espíritu de equipo. Organizar reuniones de equipo anuales o bianuales es positivo para las empresas que puedan permitírselo.
    Según Barby, “a veces no es viable para algunas personas del equipo asistir a un lugar externo, así que trata de ser respetuoso e inclusivo cuando planifiques tus reuniones”.

Es evidente que el teletrabajo presenta muchos beneficios y también algunos inconvenientes. Según señala en un exhaustivo manual Lisette Sutherland, una empresaria que trabaja a distancia, las empresas pueden ofrecer teletrabajo para conseguir varios beneficios:

  • Retener y atraer talento. Para muchos empleados, trabajar a distancia es una condición laboral esencial, incluso no negociable, y algunas empresas no pueden encontrar el talento experto que necesitan, por lo que deben contratar trabajadores a distancia.
  • Crecer y reducir la empresa. Con empleados remotos que trabajan en proyectos específicos, las empresas pueden aumentar o disminuir fácilmente el tamaño de su fuerza de trabajo.
    Así, el desarrollador de software Teamed establece equipos virtuales de trabajadores remotos de todo el mundo para proyectos de software específicos que luego libera una vez los proyectos concluyen.
  • Reducir costos y aumentar ganancias. Las empresas pueden ahorrar costos de forma importante si reducen los gastos generales a través del teletrabajo. Por ejemplo, una empresa de California puede pagar menos a un programador en Hanoi que a otro en San Francisco.

Además, según Sutherland, el teletrabajo requiere una sólida comunicación en línea, un almacenamiento de archivos efectivo y un plan de colaboración viable.

Si se microgestiona a los trabajadores remotos puede aparecer en ellos un sentimiento de resentimiento al percibir que no se confía en ellos y se monitorea cada cosa que hacen.

Los líderes de equipos remotos deben felicitar a los empleados que hacen un buen trabajo y expresar su agradecimiento.

Las notas de agradecimiento, los mensajes cortos amables y las felicitaciones de cumpleaños son mucho más relevantes cuando se trabaja a distancia”, según Soulaima Gourani, CEO de Trade Conductor.

Algunos líderes no familiarizados con el teletrabajo temen que esta modalidad perjudique a la productividad de la empresa. Sin embargo, los equipos remotos suelen ser más productivos que los equipos en oficina porque deben cumplir métricas cuantificables.

Algunas empresas usan software de monitoreo y dispositivos que registran la actividad de los teletrabajadores. Esta circunstancia aniquila la confianza.
Por el contrario, los gerentes deben centrarse más bien en los resultados para concluir si los empleados logran sus objetivos.

Por otra parte, para lograr que el teletrabajo sea exitoso los empleados necesitan la tecnología, las herramientas y el software adecuado.
Para una máxima eficacia, algunas herramientas muy útiles pueden ser estas:

  • Lluvia de ideas y planificación: Whiteboard, Dropbox Paper, MeetingSphere One…
  • Toma de decisiones:Ideaflip, Loomio, Yabbu…
  • Edición de documentos: Draft, Google Docs…
  • Chat en grupo: Front, Slack, Skype, Twist…
  • Videoconferencia: Amazon Chime, Catch…
  • Reuniones online: Instant Agenda, Lucid Meetings…
  • Administración de contraseñas: Dashlane, Last Pass, Zoho Vault..
  • Asistentes virtuales: Moneypenny, VirtualEmployee, Zirtual…
  • Retroalimentación: Officevibe, Team Canvas…
  • Oficina virtual: Pukkateam, Sococo…

Y, para concluir, podemos decir que trabajar a distancia puede hacer que los trabajadores y sus gerentes sean mejores en sus trabajos y también puede hacerles mejores personas.
Ser un teletrabajador implica aprender un nuevo estilo de comunicación y estar dispuesto a compartir y a vincularse con los demás colegas bajo nuevas formas.

Para ti, como líder, supervisar a todos los empleados a distancia supone estar dispuesto a confiar en ellos y, a medida que aprendas a hacerlo, mejorarás en tu puesto y avanzarás junto a tu equipo.